Ciclo de Ventas: Definición y sus 7 Fases Principales

Nuestro artículo de hoy es ligeramente diferente a lo que estamos acostumbrados a tratar en nuestro blog, ya que no tiene tanto que ver con ecommerce, pero sí con canales de ventas más tradicionales.

Sin embargo, esto no significa que los dos mundos no tengan nada que ver. En el caso de muchas empresas que venden servicios o soluciones a través de internet, contar con un ciclo de ventas sólido y a medida es la mejor forma de complementar los esfuerzos en captación de tráfico e inbound marketing.

Te contamos cuál es la definición de ciclo de ventas, te explicamos sus fases, algún que otro ejemplo y las mejores técnicas para optimizarlo.

Qué es un ciclo de ventas

Un ciclo de ventas es un conjunto de etapas o fases que sigue un comercial desde que busca un nuevo cliente potencial o lead hasta que termina cerrando el contrato y generando una venta.

Es muy habitual encontrar ejemplos de estos ciclos de ventas en cualquier empresa Business to Business (B2B) o en otros negocios cuyos productos o servicios sean bastante complejos y difíciles de vender, ya sea por el trabajo que conlleva la implementación o por el precio del producto en cuestión.

Se podría comparar con el clásico ‘customer journey’ que representa el trayecto de un usuario desde conoce la marca hasta que termina comprando. Sin embargo, en este caso vemos los pasos desde el punto de vista de un vendedor o departamento comercial.

Fases del ciclo de ventas

En cualquier ciclo de ventas estándar, podemos identificar un total de 7 fases diferentes. Son las siguientes:

Prospección de leads

Cualquier ciclo de ventas empieza por esta primera fase, cuya presencia es totalmente indiscutible. Se trata de la prospección de leads o clientes potenciales.

Consiste, sencillamente, en identificar posibles clientes potenciales que puedan estar interesados en los productos o servicios que queremos vender y obtener sus datos de contacto.

Para ayudarte con esta tarea, lo mejor es optar por elaborar un público objetivo sólido y segmentado a partir de características geográficas, demográficas y comportamentales. Además, también puedes elaborar diferentes buyer persona (perfiles específicos de un cliente potencial) para guiarte a la hora de buscar prospectos.

También cabe mencionar que la etapa de prospección de leads no tiene por qué estar basada exclusivamente en llamadas en frío y otras técnicas similares. Es en este punto en el que el marketing digital y el inbound entran en contacto con un proceso de ventas más tradicional.

Los leads que nos llegan en la web a partir del tráfico que generamos también son leads que hemos ‘prospectado’, aunque hayan llegado a nosotros mediante otro método. Una vez los tengamos, los siguientes pasos son los mismos. Si quieres saber más sobre esto, puedes leer nuestro artículo sobre captación de leads.

Contacto

La segunda fase es la del contacto. Aquí, vamos a establecer un primer contacto con esos leads que hemos prospectado y de los que disponemos de sus datos (email, número de teléfono…).

La técnica más utilizada es la de la llamada telefónica, aunque no siempre es la más adecuada. Para algunos clientes, las llamadas pueden ser molestas, insistentes y demasiado agresivas, además de que roban mucho tiempo. El correo electrónico es una alternativa bastante eficaz.

Para elegir qué método utilizar puedes realizar pruebas y analizar resultados. También deberías basarte en las características de tu público objetivo. Por ejemplo, si quieres vender tus servicios a directivos de empresa, deberías saber que suelen estar bastante ocupados y sólo atienden llamadas urgentes. Por eso, un email sería la mejor opción.

Calificación de leads

Pasamos a la tercera etapa del proceso o ciclo de ventas: la calificación de leads o lead qualification. Esta etapa se repite dos veces. Una tras el primer contacto y otra tras la fase 4, en la que tendremos una presentación o reunión con nuestro prospecto.

¿En qué consiste? Pues en calificar nuestros leads en función del interés en nuestros productos y la intención de compra que hayan mostrado tras el primer contacto con ellos. 

Empezaremos por eliminar directamente a aquellos que hayan afirmado no estar interesados, así como otros que por características (como tamaño de empresa, ingresos o localización) no sean aptos para ser nuestros clientes.

Tras realizar este primer cribado totalmente imprescindible, puede ser muy interesante asignar diferentes notas a los prospectos que nos queden: de muy interesados a poco interesados. De este modo, podremos utilizar distintas estrategias con cada uno de ellos.

Presentación – Reunión

La fase de presentación es la cuarta del ciclo de ventas. Consiste, sencillamente, en realizar una llamada en la que presentarás y mostrarás tu producto o servicio.

Para que resulte lo más efectiva posible, recuerda que debe ser breve y mostrar las principales ventajas y valores competitivos de lo que estás vendiendo. Además, tus prospectos no quieren sólo información y más información…

Muéstrales ejemplos reales, casos de éxito de otras empresas o clientes similares. Enséñales en tiempo real cómo funciona tu producto o servicio. Crea un forecast para demostrar los resultados que podrían llegar a obtener si te contratan, etc.

Recuerda que dependiendo de la nota de tus leads (que has aplicado en el paso anterior) puedes utilizar técnicas distintas. Por ejemplo, un cliente poco interesado puede ser más receptivo a ver ejemplos o casos de éxito, mientras que uno interesado puede preferir observar más el producto y cómo funciona.

Feedback – Objeciones

Probablemente el paso más complicado (e importante) de nuestro ciclo de ventas. Hasta aquí, casi todo ha ido rodado. Has buscado prospectos, les has llamado y calificado y les has mostrado tu producto.

Tras la presentación, seguramente tendrás que eliminar a varios de ellos que te han dado una respuesta negativa de forma directa. Con los demás, ha llegado el momento favorito de muchos responsables de ventas: negociar.

Hasta el prospecto más interesado te dará problemas, feedback y objeciones para contratar el producto: ¿podemos bajar el precio? ¿podemos incluir esta función? ¿podemos hacer un contrato de prueba? ¿podemos utilizarlo 6 meses y luego darnos de baja? Y un largo etcétera.

Dentro de la medida de lo posible, intenta satisfacer sus demandas e ir moviendo a cada uno de los prospectos hacia el cierre del contrato.

Cerrar el contrato

Es más fácil decirlo que hacerlo. Pero lo cierto es que, si consigues dar solución a las objeciones de tus prospectos y negociar con ellos, ya has llegado al momento de cerrar el contrato. Una simple firma en la que has invertido tanto trabajo y esfuerzo. Pero no tan rápido, el ciclo de ventas no se termina aquí.

Seguimiento – Lead nurturing

El último paso, tras firmar el contrato (y que muchos ciclos de ventas tradicionales olvidan) es hacer un seguimiento de nuestro nuevo cliente.

Muchos productos o servicios requieren de un cierto tiempo de elaboración o implementación, durante los cuales el cliente tendrá preguntas y dudas.

Si tu empresa no cuenta con un departamento dedicado de gestión de cuentas para solventar estos problemas, es tu trabajo permanecer al lado del cliente, hacer un seguimiento del proceso y ayudarle en todo lo que necesite.

Ejemplo de un ciclo de ventas

Para ver un ejemplo real, vamos a utilizar un sitio web al azar: Ahrefs. Se trata de una herramienta de marketing digital. El ciclo de ventas para uno de sus comerciales sería el siguiente (recuerda que está simplificado y sólo se daría en un mundo perfecto).

• 1. En este caso, un usuario entra en la web, lee algunos artículos del blog y se registra. El lead, que ha mostrado cierto interés en el producto, pasa directamente a uno de los comerciales de Ahrefs.
• 2. Este comercial utiliza el email para ponerse en contacto con el nuevo lead. Le ofrece una llamada de 15 minutos para explicarle cómo funciona Ahrefs y lo que puede llegar a hacer con la herramienta.
• 3. El lead, que trabaja en marketing digital, se interesa y decide aceptar la llamada. La realizan unos días después y el comercial muestra casos de éxito, explica la herramienta desde dentro, destacando ventajas y valor añadido.
• 4. El lead se interesa por el producto pero tiene algunas objeciones: la herramienta es demasiado cara y algunas de las funciones no le interesan realmente.
• 5. Durante la negociación, el comercial de Ahrefs le propone rebajar el precio un 20% a cambio de eliminar esas funciones que no le interesan. El lead es convencido y acepta la propuesta.
• 6. Tras algunos intercambios, se firma el contrato.
• 7. El lead tiene acceso directo a la herramienta, pero el comercial hace un seguimiento durante las primeras semanas para ver si tiene alguna duda, pregunta o necesita ayuda con cualquier cosa.

Por qué son importantes los ciclos de ventas

Hacer un seguimiento de tu ciclo de ventas es una gran idea por varios motivos:

• Te permite analizar el proceso de venta de tu producto o servicio para identificar posibles errores, mejoras y optimizaciones.
• Te permite comparar tus resultados con otras empresas similares para comprobar si lo estás haciendo bien o mal.

Cómo optimizar tu ciclo de ventas

Para poder obtener optimizaciones específicas para tu propio ciclo de ventas, tendrás que dividir todas las fases y analizarlas. Sólo así podrás obtener datos reales que te llevarán a implementar mejoras. Sin embargo, algunas de las optimizaciones que suelen funcionar para cualquier empresa son las siguientes:

Educa a tus prospectos

Desde el punto de vista de un comercial, que conoce a la perfección el producto que está vendiendo, es fácil caer en el error de creer que el cliente también lo conoce y sabe lo que puede hacer.

No es el caso. Tu cliente no sabe nada del producto o servicio que vendes. Por eso tienes que educarlo. Explícale de qué es capaz, todas las funciones disponibles… Cuántos más datos y estadísticas muestres, mejor. Los ejemplos reales también son una gran idea.

Pruebas sociales

Durante el ciclo de ventas, es importante mostrar pruebas sociales. Algo que muchos comerciales olvidan. Las pruebas sociales son demostraciones de que tus productos son de calidad: casos de éxito, opiniones, reviews, clientes… Incluir una review positiva que proviene de una empresa similar puede ser el impulso definitivo para que tu prospecto decida firmar.

Establece ‘micro fases’

El modelo de ciclo de ventas que te hemos mostrado puede llegar a complicarse bastante.

Por ejemplo, si quieres venderle una herramienta a una empresa gigante como Inditex, probablemente tendrás que pasar por numerosos departamentos. La fase de presentación puede pasar de ser una llamada a 15…

En la fase de negociación también podemos aplicar diferentes micro-fases: propuesta A, propuesta B, aceptación, en el departamento legal… Es tu trabajo definir cuáles son y analizarlas.

Follow-ups

En muchos casos, tus prospectos simplemente estarán ocupados o se olvidarán de responder a tus correos, a tus propuestas de contrato, etc.

No tengas miedo de llamarle o de realizar follow-ups: emails que se envían para comprobar que todo va bien, si el prospecto necesita algo, etc.

Conclusión

Como ya has podido comprobar, un ciclo de ventas es un proceso por el que pasa cualquier comercial o responsable de ventas y que es muy importante identificar y analizar para después identificar posibles mejoras y optimizaciones.

Esperamos que con este artículo hayas podido adquirir un gran conocimiento sobre qué es, las fases que lo componen y que, además, te hayas llevado algunas ideas para conseguir mejores resultados.

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